Définition d’un ATS (Applicant Tracking System) : la FAQ

A l’ère du digital, les ATS (Applicant Tracking System) sont en plein essor au sein des grandes entreprises mais également des collectivités, des PME et des cabinets de recrutement. Néanmoins, il n’est pas toujours évident pour ceux-ci de choisir le logiciel le plus adéquat. Inasoft vous propose une FAQ spéciale « définition d’un ATS » pour répondre aux questions que se posent les entreprises avant de faire leur choix.

Qu’est-ce qu’un ATS ? Quelle sont ses fonctionnalités ? Quels sont les différents types d’ATS présents sur le marché ? Quels sont ses avantages ? Lisez la suite pour tout savoir sur les ATS !

Comment définir un ATS ?

Définition d’un ATS (Applicant Tracking System) : l’acronyme signifie en français logiciel de gestion des candidatures. C’est un logiciel qui permet la gestion des processus de recrutement des entreprises. Il peut être intégré directement à un logiciel de gestion des RH dans leur intégralité (SIRH) ou il peut s’agir d’un logiciel uniquement dédié au recrutement.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un ATS ?

La plupart des ATS proposent les fonctionnalités suivantes :

• La multidiffusion des offres d’emploi
• La réception, la gestion et le tri automatique des CV
• La centralisation des candidats intéressants au sein d’une CVthèque
• La communication automatisée avec les candidats
• La collaboration entre les équipes RH et opérationnels
• L’organisation des entretiens
• Le suivi, le contrôle et l’analyse des campagnes via un module statistiques

Plus ou moins perfectionnés, certains ATS vont aller plus loin et proposer des fonctionnalités complémentaires : entretien vidéo différé, sourcing sur les réseaux sociaux, tests linguistiques et de personnalité, gestion de sous-viviers, entretiens collectifs…

Quels sont les différents types d’ATS ?

Il existe deux modes :

– Le logiciel en Saas qui ne nécessite pas d’installation sur votre poste. Vous accédez à la base de données à distance via le web, et de façon totalement sécurisée.

– Le logiciel On Premise nécessite quant à lui une installation sur votre infrastructure. Il n’est donc accessible que si le logiciel est installé et lancé sur votre poste. Cela vous laisse ainsi un contrôle total sur vos données.

Sur le marché, il existe de nombreux logiciels de recrutement mais tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités. Certains logiciels vont se contenter de proposer les fonctions basiques comme la multidiffusion et la gestion des CV. D’autres ATS vont proposer de nombreux modules complémentaires. Ce qui va différer est le degré de personnalisation et le caractère évolutif du logiciel. Notre logiciel Gestmax par exemple, orienté pour les grandes entreprises et les collectivités va proposer une solution totalement paramétrable et personnalisable avec un grand nombre de modules optionnels. L’objectif est de matcher parfaitement avec les besoins de nos clients.

A qui sont destinés les ATS ?

A partir d’un certain volume de recrutement et de candidatures reçues, posséder un ATS devient indispensable pour gérer vos recrutements. Chez Inasoft nous avons bien compris que chaque organisation a des besoins différents. Ainsi nous sommes le seul éditeur à proposer des logiciels adaptés à chaque métier et organisation.

Entreprises, franchises & collectivités

• SimplyJobs le logiciel de gestion de candidatures pour les PME est une solution clé en main facile à mettre en place.
• Gestmax le logiciel de recrutement pour les grandes entreprises et les collectivités est une solution personnalisable et évolutive, disposant d’une suite de modules optionnels.
• Gestmax Santé est un logiciel de recrutement spécialement orienté pour répondre aux problématiques de recrutement des établissements hospitaliers.
• Kap Franchise est une solution complète s’adressant aux franchises souhaitant développer leur réseau de franchisés (site internet couplé à l’ATS Gestmax)

Cabinets de recrutement, interim & chasse de tête

•  AD-Men On Premise est le logiciel des cabinets de Chasse de Têtes en approche directe et sourcing. C’est une solution avec installateur, qui lui confère un caractère ultra personnalisable et évolutif. AD-Men dispose également de fonctionnalités CRM et de facturation.
• AD-Men Express est une solution Saas pour les cabinets ou Agence de recrutement par Annonces et Sourcing. La plateforme est simple à paramétrer et interactive.

Comment choisir son ATS ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir votre logiciel. Nous vous recommandons de bien analyser les critères suivants avant de faire votre choix :

• Ergonomie du logiciel : expérience utilisateur, simplicité d’utilisation, de prise en main, design…
• Degré de personnalisation du logiciel : vous devez définir si vous avez besoin d’un logiciel basique de gestion des CV, ou d’une solution performante qui s’adapte et évolue selon vos besoins.
• Fonctionnalités présentes dans le logiciel : Selon votre métier, vous aurez besoin de fonctions additionnelles (par exemple, organisation de jury, CRM, facturation, gestion des entités…)
• Assistance et support client : celui-ci doit être réactif, disponible et facilement joignable.
• Budget : comparez les prix et optez pour la solution vous offrant le meilleur rapport qualité / prix possible

Quelle est la différence entre ATS, CRM et SIRH ?

Un ATS est un logiciel dédié exclusivement à la gestion des candidatures et des recrutements.

Un CRM (ou Customer Relationship Management) sert, comme son nom l’indique, à gérer la relation avec le client pour le fidéliser.

Certains logiciels comme AD-Men et AD-Men Express incluent à la fois ATS et CRM. Ces solutions étant destinées aux cabinets de recrutement, elles doivent leur permettre de piloter l’intégralité de leur activité.

Les SIRH (Système d’Information en Ressources Humaines) permettent de gérer l’ensemble des actions liées à la gestion des ressources humaines. Certains intègrent directement des fonctionnalités liées au recrutement. Cependant, celles-ci sont souvent limitées par rapport à un logiciel exclusivement dédié au recrutement.

Quels sont les avantages d’un ATS ?

Posséder un ATS revêt de multiples avantages tels que :

• Gain de temps. Un ATS vous permet de gagner du temps en automatisant les actions chronophages (multidiffusion des offres d’emploi, mail de réponse aux candidats, tri des CV…)
• Faciliter la collaboration en interne. Les ATS vont permettre de faciliter les échanges entre les équipes RH et les opérationnels impliqués dans les recrutements (transfert de candidatures, organisation des entretiens, base de données CV partagée…)
• Se concentrer sur la qualité des recrutements. En automatisant de nombreuses tâches, les ATS permettent aux recruteurs de se libérer du temps pour se concentrer sur leur cœur de métier : sourcing, échanges avec les candidats…
• Soigner sa marque employeur. Les ATS proposent généralement la création d’un espace carrière dédié qui va permettre de mettre en avant vos atouts. De plus, ils facilitent la gestion de la relation avec vos candidats, ce qui va valoriser votre image.
• Respecter la réglementation. Tous les ATS édités par Inasoft sont conformes avec le RGPD et les préconisations de la CNIL en ce qui concerne les données des candidats (formulaire de consentement actif, suppression automatique des données dans les délais réglementaires…)

Vous voulez aller plus loin ?

Nous espérons vous avoir apporté les réponses à travers cette FAQ « définition d’un ATS ». Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire sur l’article afin que nous puissions y répondre ou prenez contact avec nos experts !