Comment organiser et tirer profit de sa CVthèque interne ?

Disposer d’une CVthèque interne est primordial pour une entreprise en quête de nouveaux talents. En effet, vous devez probablement recevoir des centaines voire des milliers de CV chaque année selon votre taille. Si certains profils ne correspondent pas à un poste à l’instant T, ils pourraient très bien matcher avec un besoin futur. C’est l’objectif de la CVthèque interne : conserver tous les profils pertinents au même endroit. Ceux-ci constitueront alors votre vivier de candidats.

Entretenir sa CVthèque interne requiert une certaine méthodologie et l’acquisition de solutions adaptées. Inasoft vous donne les clés pour savoir comment organiser et animer sa CVthèque interne.

1. CVthèque interne : définition

La CVthèque interne centralise au même endroit tous les CV pertinents pour une entreprise. Il peut s’agir de CV envoyés par les candidats dans le cadre de la réponse à une offre ou d’une candidature spontanée. Vous pouvez également y conserver les CV des candidats intéressants que vous avez rencontrés, pour lequel le recrutement n’a pas abouti pour X raisons. Enfin, la CVthèque peut intégrer des profils issus de sourcing effectué sur Linkedin ou des candidats rencontrés sur un salon ou job dating.

2. Les avantages de la CVthèque interne

La CVthèque interne va constituer un réservoir de talents potentiels.  En effet au sein de votre vivier, vous ne gardez que les profils qui vous semblent pertinents.

Economisez du temps et de l’argent

Disposer d’une CVthèque interne vous permettra de réduire vos temps et vos coûts de recrutement. En effet, pour répondre à un besoin de recrutement, vous allez pouvoir rechercher au sein de votre vivier si certains profils peuvent correspondre à vos attentes. Pour cela, un logiciel de recrutement intégrant la fonction « Vivier » pourra être d’une grande aide. Il vous permettra de rechercher des candidats grâce à un moteur de recherche performant. Vous pourrez ainsi rechercher vos candidats par compétence, secteur d’activité, années d’expérience, localisation…

Si le processus aboutit, bingo ! Vous n’aurez pas à passer par la phase de diffusion sur les jobboards et à la récolte des CV, ce qui va représenter un gain de temps et d’argent considérable !

Mettez en avant votre marque employeur

Disposer d’un vivier de candidats peut être un atout dans la mise en avant de votre marque employeur. En effet, une CVthèque efficace implique de l’animer régulièrement afin de garder contact avec vos potentiels talents. Vous allez ainsi pouvoir mettre en avant vos opportunités de carrière, votre actualité à travers des communications variées et ciblées !

2. Comment organiser sa CVthèque ?

Utilisez une solution adaptée

Pour disposer d’une CVthèque exploitable facilement, nous vous recommandons d’investir dans une solution dédiée. En effet, vous serez rapidement limités si vous utilisez des supports tels que Excel ou un dossier partagé sur votre réseau d’entreprises. Tout d’abord, il sera fastidieux d’effectuer des recherches précises avec de tels outils. De plus, la mise à jour de votre base de données de façon manuelle va vous prendre un temps considérable. Au fur et à mesure que vous enrichissez votre base, vous risquez d’être vite débordés.

C’est pour cela qu’il est primordial d’investir dans une solution adaptée pour gérer votre vivier. Nos logiciels de recrutement incluent tous la fonctionnalité de CVthèque interne. Ainsi, vous pouvez centraliser en quelques clics tous les profils candidats qui vous semblent intéressants au sein de votre logiciel. Cette base de données partagée permet de collaborer facilement avec vos équipes. De plus, grâce à notre extension Linkedin vous pouvez intégrer facilement des profils dans le cadre de votre sourcing.

Etre sélectif dans les profils conservés

Par ailleurs, nous vous conseillons d’être très sélectifs sur les profils que vous ajoutez à votre vivier. Vous risquez d’être très vite débordés si vous ajoutez trop de candidats dans votre CVthèque. Il est primordial de qualifier vos profils avant de les conserver. Ceux-ci doivent être le plus pertinents possibles. A vous de mettre en place des critères précis pour qualifier les candidats.

Nous vous recommandons également de réfléchir en amont au nombre de profils que vous souhaitez conserver, en fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise. Définissez également quels types de profils vous intéressent le plus (par métier par exemple) et pour lesquels il est primordial de se constituer un vivier (profils pénuriques notamment).

Mise en place de catégories

Pour simplifier vos recherches au sein de votre vivier, nous vous recommandons de mettre en place des catégories. Par exemple, nos logiciels de recrutement vous permettent la mise en place de « paniers ». Ceux-ci vous permettent de classer vos candidats par fonction par exemple (Marketing, Commerce, IT…), ou par localisation (Paris, Lyon, Rennes…). Vous pourrez ainsi vous y retrouver plus facilement lorsque vous recherchez un profil spécifique. Plus votre vivier sera organisé, plus il sera facile de trouver les talents les plus pertinents pour vos postes.

Gardez votre CVthèque à jour

Afin de respecter le RGPD et les recommandations de la CNIL en matière de conservation de données, vous avez le devoir de garder votre CVthèque à jour. Tout d’abord, il faut savoir que vous devez recueillir le consentement de chaque candidat avant de l’intégrer dans votre base de données.  Nos logiciels sont totalement conformes avec le RGPD, en incluant un recueil de consentement dans le formulaire de candidatures. De plus, chaque candidat intégrant le vivier est automatiquement informé par mail. Enfin, les données candidats sont supprimées automatiquement au bout de 2 ans maximum, si celui-ci ne les a pas mis à jour, afin de respecter la durée légale de conservation.

Vous pouvez également vous tenir au courant des évolutions de carrière de vos talents. N’hésitez pas à leur envoyer un email pour prendre de leurs nouvelles et savoir où ils en sont, s’ils sont en recherche active, s’ils veulent évoluer etc.

3. Comment animer son vivier de candidats

Afin de maintenir le contact avec votre vivier de candidats, plusieurs moyens sont à votre disposition. Nos logiciels de recrutement vous permettent de communiquer avec vos talents afin de maintenir leur intérêt. Petit à petit, vous instaurez une véritable relation qualitative avec eux. Voici quelques idées pour animer votre vivier :

Conclusion

En résumé pour construire une CVthèque efficace il faut :

• Disposer d’un outil adapté
• Mettre à jour vos données régulièrement
• Demander l’accord aux candidats intégrés dans le vivier
• Organiser votre vivier et être sélectif
• Animer votre vivier quotidiennement

Vous avez à présent les cartes en main pour attirer les meilleurs talents !

Vous voulez voir comment fonctionne la CVthèque sur nos logiciels de recrutement ?