L’organisation d’un événement de recrutement ou ce qu’on appelle un «Recruitment event» est une occasion précieuse de développer votre réservoir de talents et de donner une impression durable en tant qu’employeur. Rencontrer des candidats en personne vous permet également de voir ce qui ne figure pas dans leur CV, comme leur motivation, leur personnalité ou toute similitude / différence utile qu’ils pourraient éventuellement apporter à votre équipe.

Qu’est-ce qu’un événement de recrutement ? Comment peut-on l’organiser ? Comment créer un événement de recrutement créatif ?

 

Qu’est-ce qu’un événement de recrutement ?

Les événements de recrutement fusionnent les stratégies de marketing de recrutement et marketing des événements. En incorporant les tactiques et les stratégies de recrutement à un événement physique, une entreprise peut attirer les meilleurs talents issus de divers horizons. Engager une conversation face à face, établir un contact visuel et serrer la main de quelqu’un offre une sorte de perspective sur cette personne que vous ne pouvez tout simplement pas avoir lorsque vous lisez son CV sur un écran.

Ces événements ont pour objectif de recruter des personnes pour des postes vacants au sein d’une entreprise. Attirer des candidats de qualité dans votre organisation n’est pas chose facile. La concurrence est féroce, sachant que tout le monde peut publier une offre d’emploi en quelques minutes. Il est difficile de convaincre les bons candidats de rejoindre votre entreprise. Les événements de recrutement sont un moyen puissant d’attirer les meilleurs talents et de démontrer pourquoi les candidats doivent choisir votre entreprise.

Comment planifier un événement de recrutement ?

Une journée portes ouvertes est une manière particulièrement chaleureuse de présenter votre entreprise à vos potentiels recrutements. La taille de votre société et vos besoins en recrutement auront un impact majeur sur la planification de votre événement de recrutement. Pour répondre aux nombreux besoins et variantes de différents événements, nous avons créé un guide général qui vous permet de vous adapter aux besoins et objectifs spécifiques de votre entreprise.

12 MOIS AVANT L’ÉVÉNEMENT: PLANIFIEZ UNE SÉRIE D’ÉVÉNEMENTS DE RECRUTEMENT

Si vous avez l’intention d’organiser une série d’événements de recrutement tout au long de l’année, vous devez commencer à choisir les lieux et planifier une année complète. Surtout si vous organisez des événements dans des lieux populaires dans une grande ville.

Afin de sélectionner les bons sites, vous devez d’abord déterminer vos objectifs, votre budget, votre public cible et le nombre de participants.

6 MOIS AVANT L’ÉVÉNEMENT: RÉSERVEZ LE LIEU ET FIXEZ LES OBJECTIFS

Si vous envisagez d’organiser un seul événement de recrutement, il est préférable de commencer à le planifier environ six mois à l’avance. À ce stade, vous déterminez la logistique de l’événement, notamment:

  • Quels sont vos candidats cibles pour cet événement ?
  • Allez- vous vous associer à d’autres entreprises ou organiser cet événement en solo ?
  • Quel est le sujet ou l’idée qui guidera l’événement?
  • Où allez-vous organiser l’événement ? dans vos locaux ou à l’extérieur ? Tenez compte de l’ambiance des participants et de l’emplacement.
  • Pourquoi organisez-vous un événement ? Avez-vous besoin de combler certains postes, renforcer votre marque employeur ou développer votre portefeuille de talents ?

S’il s’agit de votre premier événement, vous pouvez envisager d’organiser un événement de réseautage dans un lieu tiers. Selon votre budget et vos objectifs, vous pouvez externaliser le lieu et la restauration. Faire appel à une agence spécialisée pour les premiers événements peut vous faire économiser du temps et de l’argent.

5 MOIS AVANT L’ÉVÉNEMENT: CRÉER UNE CHRONOLOGIE DE PROJET

Une fois que vous avez réservé le lieu et défini vos objectifs, vous devriez créer un calendrier de projet et une checklist indiquant qui doit compléter quoi pour assurer le bon déroulement de l’événement. Envisagez des services supplémentaires pour rendre l’événement encore plus mémorable et réservez-les.

Cinq mois avant l’événement, commencez à trouver des conférenciers, des interprètes ou tout autre talent que vous aimeriez avoir lors de l’événement. En outre, réfléchissez à la manière dont vous envisagez de documenter et promouvoir votre événement de recrutement. Vous pouvez faire appel à un photographe, un vidéaste ou un Community Manager pour diffuser en continu sur les réseaux sociaux pendant l’événement.

3 MOIS AVANT L’ÉVÉNEMENT: LANCEMENT DE CAMPAGNES DE MARKETING DE RECRUTEMENT

Il faut impérativement intégrer le marketing du recrutement aux étapes de planification. Vous aurez à préparer :

  • Liste de diffusion dédiée
  • Newsletter : Si vous avez déjà une newsletter régulière, commencez à incorporer des informations sur votre événement de recrutement dans la newsletter.
  • Promotion sur les médias sociaux : Commencez à publier des informations de l’événement sur les médias sociaux pour motiver les potentiels participants. Pensez à communiquer un lien vers un formulaire d’inscription afin que vous ayez une meilleure idée de qui participera à l’événement.

Pour attirer un nombre important de participants, assurez-vous de cibler et filtrer les candidats tout au long du processus de marketing de recrutement afin de garantir le succès de votre événement.

1 MOIS AVANT L’ÉVÉNEMENT : FINALISER LES DÉTAILS

Commandez votre traiteur si besoin, envoyez un dernier rappel par courrier électronique à vos invités, rappelez à vos coéquipiers leur rôle et configurez votre salle et enfin, libérez-vous un peu de temps pour régler les imprévus.

48 HEURES AVANT L’ÉVÉNEMENT : DERNIÈRES ÉTAPES

48 à 72 heures avant l’événement, vous devez envoyer un dernier email avec toutes les informations  pratiques sur l’événement. Fournissez aux participants des instructions claires sur les différentes manières de se rendre à l’événement. Aidez-les à préparer une liste de documents à apporter, tels que curriculums vitae, lettres de motivation ou documentation.

N’hésitez pas à transmettre des conseils à vos candidats, pour les aider à gérer leur stress (tenue adéquate, conseils pour les entretiens, déroulé de l’événement…) Chaque événement de recrutement est différent, et les candidats peuvent ne pas connaître la différence entre ce qu’il faut faire lors d’un événement de réseautage et un salon de l’emploi.N’hésitez donc pas à les rassurer et à dissiper toutes les incertitudes ou les idées fausses qu’ils pourraient avoir lors de votre événement.

Lorsque vous avez terminé, n’oubliez pas de contacter les candidats prometteurs sur LinkedIn ou autre et répertorier votre événement en tant que canal de sourcing ou source de recrutement dans votre logiciel de recrutement.

Vous pouvez utiliser Gestmax, notre logiciel de recrutement ou Ad-Men. Ce sera votre viver de sourcing RH. Pour avoir plus d’informations sur comment animer votre vivier candidat n’hésitez pas à lire notre article.

Vous devez également partager avec votre équipe les informations que vous collectez sur des candidats et talents potentiels que vous aurez rencontré lors de votre événement de recrutement. Cette manière d’enrichir votre réseau est essentiel pour développer votre réservoir de talents pour vos futurs postes.

En bref …

Les événements de recrutement sont précieux car ils permettent un type d’interaction face à face qui peut favoriser de nouvelles relations d’une manière qui ne peut tout simplement pas être réalisée en à distance. Sortez et trouvez des candidats plutôt que de les faire venir à vous !  Vous pouvez atteindre un public plus large si vous organisez vos événements de recrutement dans différents endroits.